Processo de apropriação da folha de pagamento da UFCAT: Desafios e aprendizado

Neste mês de outubro, o pagamento dos proventos de servidores públicos lotados na Universidade Federal de Catalão (UFCAT) foi executado por equipe local, composta por servidores da Pró-reitoria de Gestão de Pessoas e da Pró-reitoria de Administração e Finanças. Como divulgado, em setembro a UFCAT concluiu o processo de migração da folha de pagamento.

Importante passo no processo de implantação e consolidação desta supernova universidade, a apropriação da folha de pagamento da UFCAT demandou incorporar uma equipe para execução desta atribuição, observando expertises de servidores das Pró-reitorias envolvidas, capacitações, treinamentos e ajustes das outras atribuições destes, considerando o déficit no quadro funcional da Universidade.

Nessa matéria, contamos um pouco mais de como esta tarefa foi absorvida e será executada no âmbito da UFCAT. Conversamos sobre esse processo de trabalho com as servidoras Alessandra Santana, Contadora, Fernanda Machado, Assistente em Administração e o servidor William Koga, também Assistente em Administração, integrantes da equipe de apropriação da folha de pagamento da UFCAT.

Aprendizado

Como em qualquer atividade profissional, novas atribuições geram ansiedade, expectativa pelo tamanho do desafio a ser encarado. Não foi diferente com a equipe de servidores incumbidos dessa demanda. "Quando soubemos da migração, ficamos ansiosos frente ao desafio. No entanto, entendemos a necessidade desse processo, o significado e a importância deste passo para a instituição", contam Alessandra, Fernanda e William. Os processos em si não são dos mais simples, "são minuciosos e requerem cautela na execução, principalmente por envolverem o aspecto financeiro". A divisão das tarefas de acordo com a expertise deles em cada sistema otimizou o trabalho. "Dividimos as atribuições entre os servidores da equipe de apropriação da Folha de Pagamento da UFCAT, conforme expertise nos sistemas e áreas comuns, assim, foi possível otimizar o desenvolvimento da atividade", explicam.

Para estarem aptos a realizarem a apropriação da folha de pagamento da UFCAT, estes servidores participaram de capacitações e reuniões junto da equipe responsável por esta atribuição na Universidade Federal de Goiás (UFG), universidade tutora da UFCAT. Essa troca de conhecimentos técnicos e experiências entre equipes pavimentou o caminho desta migração. "Foram bastante produtivas, principalmente no acolhimento da equipe de Goiânia e no compartilhamento do conhecimento", relatam. Além de capacitações, era preciso também apoio e compreensão de chefias, demais colegas de trabalho dos setores, o que apontam não ter faltado de parte alguma. "Contamos com o apoio das chefias imediatas, dos colegas de trabalho e, principalmente, da equipe de apropriação da Folha de Pagamento da UFG, em especial do Diretor Financeiro de Pessoas, José Maurício Romano e dos servidores Jéssika Suzuki e Macks Miller Lopes, bem como do servidor da Diretoria Financeira de Pessoas da UFJ, Iago Cardoso."

Desafios

O fato do processo de migração da folha de pagamento correr em meio à pandemia da COVID-19 e a suspensão de grande parte das atividades presenciais poderia ser um fator complicador. Vários momentos de treinamentos e testes, além da própria execução do pagamento precisavam ocorrer presencialmente. Com os devidos cuidados e recomendações, os riscos foram aplacados. "O cenário de pandemia causou receio, no entanto, foram adotadas todas as recomendações para a realização das tarefas presenciais", ressaltam.

Cumpridos os treinamentos e testes havia chegado a hora da equipe da UFCAT fazer sua estreia e executar de fato uma folha de pagamento da instituição. Aconteceu nesta virada de mês de setembro para outubro. O balanço desse primeiro pagamento foi muito satisfatório para todos. "Diante das expectativas, a primeira folha de pagamento da UFCAT foi executada com sucesso. Houve poucas intercorrências de sistema relacionadas ao pagamento (0,8%), considerando o universo de servidores da instituição. Empenhamo-nos na tentativa de evitar o máximo de problemas e, na ocorrência destes, no adiantamento das resoluções, a fim de saná-los com agilidade e transparência das informações."

Concluída a apropriação, esta será uma rotina integralmente executada na UFCAT agora. Alessandra, Fernanda e William expuseram suas expectativas em relação às próximas folhas de pagamento: "Fazendo o uso das palavras da Reitora pro tempore Roselma Lucchese 'é um caminho sem fim e sem volta'. Sendo assim, torna-se importante o entendimento, por parte da comunidade acadêmica, de que o processo de apropriação da Folha de Pagamento envolve outros órgãos além da Universidade, como o Ministério da Educação e as instituições bancárias. Esta é uma atividade complexa e sempre será tratada com profissionalismo pela equipe da apropriação da Folha de Pagamento da UFCAT".

História de bastidor

Uma reportagem de bastidores não poderia finalizar sem que houvesse um relato descontraído de algum fato que marcou as pessoas envolvidas no processo. Em meio ao primeiro pagamento realizado pela equipe da UFCAT, acabou surgindo o "terapeuta da folha de pagamento", como contam: 

"Somos gratos pela disponibilidade do colaborador Gilvan, motorista responsável pela nossa viagem e translado em Goiânia. O profissionalismo, respeito e “escutatória” dele foram primordiais para que nos mantivéssemos empenhados e confiantes na nossa atividade, mesmo diante das adversidades. Nós o apelidamos de 'terapeuta da Folha de Pagamento'."